Onboarding: Phase der Vorbereitung (Preboarding)
Die Vorbereitungsphase umfasst den Zeitraum vom Beginn der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag. Diese Phase des Onboardings wird auch als Preboarding bezeichnet. Das Ziel dieser Phase ist es, den Eindruck eines professionellen Arbeitgebers zu vermitteln, der sich um seine Mitarbeiter kümmert. Folgende Maßnahmen sind wichtig:
- Wichtige Informationen zusenden: Dazu gehören Informationen über das Gesamtunternehmen (wie das Leitbild und Unternehmensbroschüren), den zukünftigen Arbeitsbereich sowie Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung.
- Expliziter Hinweis auf die Verfügbarkeit des HR-Verantwortlichen für Fragen.
- Klärung offener Fragen: Welche Informationen benötigt die Firma vom zukünftigen Mitarbeiter, um den Arbeitsplatz optimal vorzubereiten? Welche Arbeitszeiten sind Kernarbeitszeiten, und in welchem Zeitfenster kann der Neue nach eigenen Bedürfnissen arbeiten?
- Erstellung eines Einarbeitungsplans, einer Stellenbeschreibung, eines Organigramms usw., falls noch nicht vorhanden.
- Bestimmung eines Kollegen als Paten.
- Festlegung von Gesprächsterminen mit dem Vorgesetzten in den ersten drei Monaten zur Abstimmung von Erwartungen, Zielen und für Feedback.
- Gestaltung des zukünftigen Arbeitsplatzes und Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmittel wie Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Schlüssel, Namensschilder usw.
- Information der Kollegen und anderer beteiligter Personen über den Stellenantritt des neuen Mitarbeiters.
Onboarding: Phase zur Orientierung
Die Orientierungsphase umfasst den Zeitraum vom ersten Arbeitstag bis etwa zum dritten Monat. Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen, indem er das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennen- und verstehen lernt. In dieser Phase des Onboardings sollte das Unternehmen Folgendes sicherstellen:
- Erster Arbeitstag:
- Begrüßung
- Vorstellung der Kollegen
- Zuweisung eines Paten
- Gespräch mit dem Vorgesetzten
- Kennenlernen des Arbeitsplatzes
- Erklärung der Arbeitsabläufe und Tätigkeiten
- Übergabe einer Mappe mit Leitfäden, Stellenbeschreibung usw.
- Einführung durch Kollegen, Paten, Vorgesetzten oder HR
- Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (Schlüssel, Passwörter, PC usw.)
Onboarding: Phase der Integration
Die Integrationsphase erstreckt sich über den Zeitraum vom dritten bis zum sechsten oder sogar zwölften Monat eines Mitarbeiters im Unternehmen. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeiter zunehmend ins Unternehmen zu integrieren und ihnen Gelegenheiten zu geben, selbst Initiative zu ergreifen und Aufgaben umzusetzen. Das Unternehmen unterstützt diese Phase durch:
- Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops und Informationstage für mehrere neue Mitarbeiter.
- Teamintegration durch aktive Teambildung.
- Wissensvermittlung.
- Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten.
- Fortbildungsangebote.
- Feedbackgespräche.
- Einführung in die Strategie und Unternehmensziele.
- Angebote zur Teilnahme an beruflichen Netzwerken, abhängig vom Tätigkeitsfeld, der Unternehmensgröße und Branche.
